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（第66期）各企业夯实基础 突出重点 扎实推进第二阶段工作（八）
发布时间 : 2013-11-01
国机集团开展管理提升活动
工作简报
第66期
国机集团管理提升活动领导小组办公室 2013年11月1日
成都工具研究所有限公司管理提升活动第二阶段工作总结
成都工具研究所有限公司着实有效的开展第二阶段的管理提升活动，主要在市场管理、财务管理、人力资源、生产安全、产品质量、信息化管理等方面按照整改报告提出的要求，针对管理工作中存在的主要问题进行了整改，采取了一系列措施，取得了显著的效果。现工作总结如下：
一、专项提升进展情况及取得的效果
（一）市场管理
经营销售部在管理提升活动中，主要针对销售人员工作流程管理、客户管理、费用控制等方面进行整改。首先梳理销售人员的工作流程，结合公司ERP系统的上线，销售部专门组织了关于新ERP系统的培训活动，要求业务与内勤人员严格按照新系统设定的业务流程开展工作，加入了合同管理的内容。以合同管理为基础，实现了订单的进度跟踪，订单履约率的实时掌控，未开发票时间的控制，客户应收账款的实时监督，使销售人员工作流程实现了信息化与计算机管理。在客户管理方面，同时进行ERP流程管理，可对客户购买数据与回款数据进行分析，找出公司的核心重要客户与核心潜在客户，加大对于此类客户的回访频次，进一步挖掘潜在客户的需求，以提高公司产品在这些客户中的占有率和市场竞争力。根据流程提供的相关数据，对所有用户进行信用评级，以控制发货或加大收款力度，降低经营风险。在费用控制方面，针对销售费用过高的问题，采取了总量控制的办法，即在费用使用透明合理的前提下实行总量控制。按照业务量规模与业务发展需求和历史数据进行合理分配。制定了针对各大销售片区的费用比例。并和建设银行，推出公司的联名信用卡，要求员工在进行公务消费时应主要使用信用卡，以求做到消费透明。
（二）财务管理
在财务管理方面，主要围绕应收账款、回款、物资流程、成本核算与控制等方面进行管理提升。
1、对应收账款软件升级
对应收账款管理软件进行升级改造。会同生产部、销售部、信息中心进行了专题讨论会，提出了初步方案，重点进行软件升级，并由信息中心负责完成。
2、回款方式和资金安全
建立了资金质量和资金收支平衡理念，对资金按流通性强弱划分级次，确保企业资金安全。在此基础上，计划下一阶段逐步推进资金使用计划与降本增效、年度目标任务结合，加强执行过程的可操作性和控制力度。
3、应收账款细化管理、缩短回款周期
应收账款划分责任人，并形成账龄分析报表。成立往来账专项清理小组，加强往来账的清收，协助有关部门处理长期未结往来账，并督促销售部门加快回款。对应收账款管理制度部分条款提出了修订意见。
4、物资流程规范化
物资流程规范化工作资产财务已经组织过专项会议，听取了生产、管理等各部门的建议并开展了深入的探讨，完成了初步调研工作。结合集团的内控体系建设，成立专项小组负责。资产财务部联合综合管理部、生产部、技术质量部、信息中心等部门对物资流转流程制定规范化制度。
5、成本核算数据准确性
对中间库的在制品、成品库的成品进行了一次全面的清理，做到成品库的库存产品账物相符，规范了成品库的货物进出流程和退货、退库流程；对中间库的工序跟单作了重点清理，对实物和跟单进行了清查，对在制品在生产工序上的流通进行了梳理和规范整改，为成本考核提供了准确数据，并减少浪费。
6、完善预算管理制度
采用了固定预算和滚动预算相结合的编制办法，逐步将各单一项的预算整合，各生产、职能部门由下而上编制，再结合任务目标，同时引入内控管理和绩效考核等机制，确保预算的严肃性，可靠性。
7、安全生产费用管理
按国机集团的要求，安全生产费用专项管理，结合企业实际，公司在安全生产、环境保护、消防安全、6S管理四项资金进行财务预算专项管理，建立安全生产预算体系，由安全生产办公室提出，经安全生产委员会批准实施。
（三）人力资源管理
根据公司在人力资源管理方面的薄弱环节，着重拟定了公司人力资源规划，根据公司人力资源现状，做出了人力资源环境分析，提出了人力资源战略、人力资源状况、人力资源管理、企业人力资源现状分析等方面的内容。在员工培训方面，重点抓了员工岗前培训、安全知识培训、销售技能培训、金属焊接操作培训、统计继续教育培训、计量检测培训、劳动合同法修订培训、在职攻读博士学位等培训，仅今年上半年就培训191人次。在考核方面，为加强紧迫感和责任感，结合管理提升活动的开展，今年对全体中层干部进行了中期考核和述职，并由公司领导各部门任务完成情况和存在的问题，提出了具体要求。在劳动用工管理方面，严格按照《劳动合同法》的相关规定和公司的规章制度，与新进员工及时签订劳动合同；配合各部门做好试用期满合同工转正及大学生实习期满定级考核鉴定工作，严把人员素质关；规范辞退及解除劳动合同各个环节，在处理辞职、辞退员工的过程中，征求法律工作部的意见，避免了潜在法律风险，并建立起长效机制。
（四）生产、安全、6S工作
按照安全生产标准化要求，通过自查自纠和内审，重点抓好生产现场物品的定置管理，组织对公司部门相关人员的安全生产检查专项培训，重点抓好安全员队伍建设，促进做好安全生产检查的规范化，达到检查实效。对数控工具部硬质合金石蜡生产线己烷探头进行了全部更换，消除安全隐患； QPQ 中心新建了循环水处理系统，安装了废气吸收装置，使氨气对外排放大幅度降低； 6S管理方面，购置了车间洗地机，对一车间10多年来得污垢进行集中清洗，还原了本色，极大改善了车间环境；车间规模化生产区域，对工具柜物品进行定置管理，统一更换了工具架隔板，实现了整齐、美观、易于清理卫生等要求。
为提升公司生产管理水平，提高工作效率，达到有序生产、控制库存、降低生产成本，现已初步完成ERP生产管理流程再造信息管理系统上线试用工作，同时为配合ERP上线试用，并按照国资委关于清查存货的要求，进行了在制品和产成品库存情况清查工作；通过清查盘点，夯实了存货数据，为实现下一步的生产计划准确可靠、实现全成本核算以及按要求核销不良存货打下基础。
（五）质量管理
质量管理一直是公司的薄弱环节，因质量问题频发，直接影响公司的市场声誉，利用本次管理提升活动的开展，针对质量管理方面存在的瓶颈，采取了下列整改措施：
1、由技术质量部牵头组织公司各相关专业专家、技术骨干等对企业标准进行了修改，新版公司企业标准已能满足公司产品生产需求。
2、随着市场的需求的不断变化，用户对我公司产品的要求也不断提高，使得公司的产品必须不断的进行改进。新工艺或新技术的频频出现，要求与之相适应的产品性能的检验标准配套出台。针对各类产品的不同使用要求，对各类产品性能的检验标准进行细化，提出符合实际的各项参数，通过修订、补充完善，制订了公司的产品性能检验标准。
3、公司于6月组织进行了一次质量管理体系内部审核工作，技术质量部对部分生产点位进行了排查，发现问题则马上指出其管理的漏洞和操作作业的不合理性，使其能够立即进行纠正，及时修改必要的管理文件、作业指导文件、技术文件等等，规范生产作业现场的不良现象，使管理得到了进一步的提升。
4、建立了部门质量联络员制度，确定了质量联络员，使得部门内部的上下沟通、协作部门之间的沟通以及和质检部门的相互沟通有了高效的平台。《产品质量管理办法》得到了有效执行。
5、加大质量检查次数，组织开展工艺纪律检查12次，发布质量通报5次。通过抽检在线使用的产品技术文件均已为有效的PDM版本文件，产品标识、跟单、（工票）等完善。公司各部门产品检验错、漏检率为2.3%---0.5%。通过对特殊加工过程的长期监控，使得关键质量因素得到了较好的控制。
6、技术质量部针对公司质量管理工作执行力欠缺，仍然浮在管理人员及中上层等少数人的层面上，技术质量部要求各生产部门均配备1~2名质量联络员，建立起上达下传的沟通渠道，并为质量联络员制定了职责，使质量管理工作的具体要求落实到部门、工段，直至班组成员。目前已调动起了质量联络员的积极性，组织对部门质量目标进行了分解到班组或个人，并组织实施，且在每季度均进行了统计，对未完成的质量目标进行原因分析，采取措施，以保证质量目标的顺利完成。同时配合内审审核组对其部门进行顺利的审核，并针对审核出的不合格项，积极的查找原因，制订纠正或预防措施，并组织实施整改，关闭不合格项。
（六）信息化管理
随着企业的发展和市场的变化，公司现有信息系统的流程已不能完全适应现实的需要。如财务数据、销售数据、物流数据、生产数据等都不能及时反映实际情况，且反应滞后，相互脱节，为此，在公司管理提升活动中，将ERP流程再造作为工作的重点，主要作了以下工作：
1、改变现有管理流程设计，所有在制品、成品等信息跨月锁定，保证统计数据不随时间变化而改变。
2、将随意性较大的自定义跟单号改为系统自动生成，保证跟单号的唯一性，同时配套增加扫描枪、PDA自动采集信息以解决录入问题。
3、所有管理流程更改为由信息系统主导，手工单据作为辅助信息存在。所有流程数据要求实时录入，保证各管理环节的数据真实性。
4、生产部门的生产调度所涉及的转序由中间库管理改为由生产部门管理，在制品是否回库由生产部门调度决定，同时中间库库管行使监督职能及对回库产品负责。这样明晰了中间库与生产部门的职能权限，可以使生产管理更科学、更高效。
5、开发了生产计划模块。将生产计划划分为按销售订单生产和备库生产两种类型。生产部、销售部、产业部门协商确定和调整库存高低限。备库生产按照相应流程审批后生成生产计划，备库生产不允许超过库存高限。
二、运用有效管理，落实降本增效工作
管理提升的重要目的之一就是要实现降本增效，实现效益最大化。针对公司在销售、生产、采购、成本控制、人力资源等方面存在的薄弱环节，采取一系列措施。
（一）在市场营销方面，参考前两年各片区与各业务员的费用使用历史数据，在总量控制的前提下，以此数据为参考制定了针对各大区的费用比例，原则上只减不增，限制费用增长，同时又要确保任务完成。
（二）在生产外协方面，对现有《外协生产管理办法》进行了修订；规范了外协加工的合同管理。完成对外协厂家的资质评审。建立一个外协加工的流程程序。对外协量大的产品进行价格招标，重新签订合同确定厂家。
（三）在物资采购上，选定网上供应商，对部分外购物资实施网上采购，并将网上采购与大宗物资招标竞价采购相结合。直接降低了采购成本；充分了解和掌握市场信息，对价格有波动的大宗原材料继续实施“避峰采购”。细化采购计划和优化采购实施，适时采购，加快物资周转，降低采购资金占用，从而降低采购成本。
（四）控制物流成本。通过对承运方进行考核评价，适时争取最大优惠，同时指导发货部门，优化发运方式，做到安全、快速、经济。不断改进发运包装，尝试用加固纸箱代替木箱，降低包装成本，实现安全可靠环保。
（五）成本控制与管理。对各部门生产成本按构成进行分析，分出固定成本和变动成本，并参照分析结果和历史数据，确定下一步的成本控制与管理方向，有效提高降本增效的执行力度和操作性。
（六）人力资源。对管理部门，减员增效，原则上人员只出不进，一人多岗，严禁人浮于事；对产业部门实行全成本核算，实行定员定岗，考核人均生产率和利润，提高效率降低人力成本。
（七）加强废旧物资管理。处理废旧物资，均采用招投标方式，无论是淘汰设备、废旧产品、在制品，还是硬质合金废粉末，均通过社会竞标，使其效益最大化。
三、建立长效机制，把管理提升活动常态化
通过管理提升活动开展，公司在新产品开发、应收账款管理、劳动用工、信息化管理、市场管理、质量环境等方面出台一系列规章制度或整改措施，如《新产品开发管理办法》、《应收账款管理办法》、ERP流程再造、《外协加工管理办法》、质量环评内审、管理评审、劳动用工、安全生产方面的《禁烟管理办法》、产品质量巡查等，通过这一系列规定，建立起管理提升的长效机制，以保证在活动结束后，使其以上管理工作进入常态化，并在此基础上不断的延伸，以解决管理过程中出现的新问题、新情况，保证企业健康稳定地发展。
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